システム導入で、人件費削減と授業の質の均一化を実現

講師不足や個別のカリキュラム作りなど、多くの塾が抱える問題を解決し、講師を雇わない塾運営を実現した「システムASSIST」。
学習塾「ASSIST」の運営と、学習塾開業支援などを行う(株)青山英語学院の有澤様に、システム開発から運用、効果などについてお話を伺いました。

全国250校で使用される「システムASSIST」

2005年、個別指導塾のフランチャイズなど競合が増え始めたため、差別化として、映像授業のシステム導入を決めました。

当時、システムに求めたのは、講師不足解消、授業の質の均一化、システム上でのコミュニケーション。学習塾運営の基幹システムとして利用したいと考えていました。特に重視したのは、講師と生徒とのコミュニケーションです。子供たちは、映像を見るだけでは飽きてしまうと思ったからです。

当時は、システムについて特別詳しいというわけではなかったので、プラムザさんには、「こんなものを作りたい」「こんな機能が欲しい」といった形で、こちらの要望を伝えましたが、そのほとんどが形になりました。その後、一年に一度のペースで大きなシステム改変を重ね、今では塾を運営するために必要な機能がすべて備わったシステムになりました。

当初は、直営店のみでの導入予定でしたが、噂を聞きつけた塾関係者から「システムを使わせて欲しい」と言われるようになり、外部への販売を開始しました。

「システムASSIST」機能例

・映像授業
・個別カリキュラム自動作成
・カリキュラムテンプレート複製利用／塾内共有
・退出時自動送信メール
・理解度確認小テスト
・暗記用シャッフルテスト
・宿題プリント自動作成
など

授業の準備時間が10分の１に短縮

5年ほど前までは、講師が生徒一人一人に合わせ、カリキュラムを作っていました。生徒が10人ほどならいいですが、30人を超えると膨大な時間がかかります。講師は14時頃塾に来て、授業が始まる17～18時頃までカリキュラム作りをするのが当たり前。就業時間では終わらず、帰宅後、自宅に持ち帰る人もいたくらいです。生徒といる時間以外のほとんどがカリキュラム作りに使われていました。

それを解決するため、システム上でカリキュラムを作成し、全国の加盟塾で共有できる機能を加え、システムのバージョンアップを行いました。講師から「労力が10分の１になった」と大変喜ばれました。

また、講師により、得意な科目は異なります。算数が得意な人もいれば、苦手な人も。
最新バージョンでは、各科目のプロフェッショナルが作ったカリキュラムを、他の教室でも使うことができます。授業の質の均一化を実現したことで、教務経験のない人でも塾の運営ができるようになりました。
カリキュラムに組み込まれたテストの採点などを通じ、生徒とコミュニケーションを取ることで、退塾率も下がりました。

講師を雇わずに運営できるビジネスモデルの実現

現在、全国約250校、約7000人の生徒がシステムASSISTを利用しています。
開校準備をしている方から、他の塾と比較をするのに「映像を見せて欲しい」と言われることがありますが、ASSISTの売りは、システムの運用や使い勝手、講師を雇わずに運営できるビジネスモデルにあります。
言葉で伝えるよりも、体感してもらえば、その良さを分かってもらえると思うので、まずはシステムを利用してもらっています。「このシステムなら」と、開校を決めた人も少なくありません。

他の映像システムの場合、授業の進め方が生徒主体になっていることが多いですが、ASSISTの場合は、講師が主導権を握って授業を進めることができます。

システム開発当時、一般的には生徒が60人いて塾の経営がギリギリ黒字になると言われていました。しかし、60人集客するのは大変なこと。生徒数に伴い講師の確保も必要になり、人件費もかかります。
ASSISTでは、講師1人で生徒60人まで見ることができ、生徒30人集まれば黒字になります。

フルスクラッチだからこそできる柔軟な対応

プラムザさんとは、10年以上お付き合いをしていますが、これまで「できない」と言われたことはありません。元々あるシステムを利用するのではなく、0から作っていくので、”共同開発”に近い感覚です。

システムとして実現するには、要望の細部まで知っていただく必要があります。担当の方は、しつこいほど細やかにヒアリングしてくれるので、やり取りの中で気付くことも多くあります。だからこそ、これまで大きな失敗がなかったのだと思います。

システムに完成はないので、その都度、塾に必要な機能を継ぎ足しています。プラムザさんは形式張っていないので、仕様書や業務内容の指示書を作ってくれとも言われません。
システムを動かしてみて、「やっぱりここを直してほしい」と、やり直してもらったこともありますし、カスタムに対しては、柔軟に対応していただいています。

学習塾の性質上、システムは夜間利用されることが多いのですが、トラブルがあった際の対応は非常に早いです。
担当の方からICTに関するトレンドや技術ワードについて教えてもらうこともあります。
システム導入当初は、「こんな機能がほしい」といったように伝えていましたが、今では、担当者の対応を予想して、ある程度自分の中で仕様を固めて依頼するようになりました。

10年以上プラムザさんとお付き合いをしているのは、そのような柔軟さや、信頼関係があるからです。