vol. 14『タスクは管理できても、コストは見えていますか？』

前回のメルマガでは、

タスク管理ツールとして Backlog をご紹介しました。

Excelやスプレッドシートで無理に管理するより、

タスク単位で履歴が残り、担当者や期限も整理できるため、
部署内の業務管理には非常に優れたツールです。

ただし、Backlogには一つだけ
「割り切って削ぎ落している部分」があります。

それは コストの概念 です。

社内DXプロジェクトの一例

例えば、こんなプロジェクトが社内で発足したとします。

「部署内のPC・サブスク・アンチウイルスソフトを一元管理する」

よくあるDX系の改善プロジェクトです。

このとき、やるべきことは大体次のようになります。

・現在使っているPCの棚卸し
・利用中のサブスクリプションの洗い出し
・アンチウイルスソフトの契約状況の確認
・ライセンス数と実利用の突き合わせ
・不要サブスクの整理
・新しい管理ルールの検討
・ワークシートや管理台帳の作成
・社内説明資料の作成
・テスト運用
・各部署への展開

こうしたタスク管理は、Backlogで問題なくできます。

見落とされがちな「時間コスト」

しかし会社としては
いくらでも時間をかけてよいわけではありません。

改善活動は、ともすると

「気づいたらかなりの時間を使っていた」

ということが起きます。

例えば、

・担当者が何度も資料を作り直す
・会議を重ねる
・検討が長引く

こうした積み重ねで、
人件費が数十万円（下手すると百万円以上）かかっていた
というケースは珍しくありません。

Effort Treeとは

そこで役に立つのが Effort Tree です。

Effort Treeは、Backlogと連携し、
そのプロジェクトにかかった人件費を可視化するツールです。

例えば、

・打ち合わせにかかった時間
・資料作成にかかった時間
・ワークシート作成にかかった時間
・テストや検証にかかった時間

といった作業を、タスクと紐づけて管理できます。

それに単価を乗じて、コストを分析し出力することができます。

トータルコストだけでなく、
どこで時間（＝コスト）が使われているのかが分かります。

見落とされがちな「会議のコスト」

特に見落とされがちなのが
会議のコストです。

例えば、
時間単価5,000円のメンバーが10人集まって1時間の会議をすると、

その時点で 5万円のコスト が発生しています。

しかもその会議がプロジェクト期間中に何度も行われると、かなりの金額になります。

普段は意識されないこうしたコストを、可視化できるのがEffort Treeです。

マネージャーにとっての重要な情報

さらに、社内のすべてのプロジェクトを Effort Treeで管理していくと、

「誰が、どのプロジェクトの、どんな作業に時間を使っているのか」

が一目で分かるようになります。

これは、マネージャーにとって非常に重要な情報です。

例えば、

・想定より会議に時間がかかっている
・資料作成に多くの時間が使われている
・ワークシートの作成に作業時間が集中している

といったことが見えてきます。

マネージャーが想像していなかった作業に、
思わぬ時間がかかっているケースも少なくありません。

それは単にコスト管理だけでなく、
社員の業務負担や不満を早めに把握することにもつながります。

数字として見えることで、業務改善の議論も進めやすくなります。

Effort Treeの背景

Effort Treeは、私たちプラムザが自社のコスト管理のために開発したシステムです。

社内で使い続ける中で、

「これは他の会社でも役に立つのではないか」

と考え、SaaSとして公開しました。

2026年3月15日にプレオープンしています。

ご興味があれば、ぜひ一度お試しください。

『Backlogに、コスト判断をプラスする』

タスクの管理だけでなく、
仕事にかかっている本当のコストが見えてきます。