在庫管理システムを構築する際に気を付けなければならないこと(その8)

「在庫管理システムを構築する際に気を付けなければならないこと」について
ChatGPT-4  と会話形式で、業務システム開発実績200件以上という弊社代表の島田がお話をします。

では本日は在庫管理システムの6つの基本機能中の6.「棚卸」について話をしたいと思います。

1.在庫数の管理：在庫アイテムの数量を管理し、検索・参照する機能。
2.標準在庫の管理：あるべき在庫レベルを設定し、過剰在庫や品切れを防ぐための機能。
3.発注管理：在庫が不足した際に発注を行い、発注量の計算や発注プロセスの管理を行う機能。
4.受入処理：新規で入庫されるアイテムの受け入れを行う機能。
5.出荷管理：アイテムの出荷業務と追跡の機能。
6.棚卸：実地の在庫数を調べ、理論上の在庫を修正する機能。

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さて、本日は在庫管理システムの棚卸処理についてお話しします。

棚卸の基本的な考え方としては、日々の入荷や出荷を繰り返していくうちに、どうしても数量の間違いがあったり、破損や盗難による数のズレを実際の値に直していくという作業です。

これを行わないと、顧客から100個の注文が入り、システム上は102個あったので受け付けたが、実際は97個しかなく発送できない、などというトラブルに発展しかねません。

それゆえに3ヶ月に1回とか半年に1回とか、棚卸で数を合わせていく必要があります。よくスーパーでも本屋でもこの作業のために半日店を閉めていますよね。

そう、この棚卸では、いったん商品の出入りをストップする必要があります。ということはモロに売上に直結する訳ですので、棚や倉庫にある商品をいち早くカウントして、いち早くシステムに登録できる、そういうシステムが求められます。

当然、在庫をいちいち手で数えていたら時間がかかってしまいます。数えるべき商品リストを元に探していても時間がかかります（一昔前はこうでした）。

ここは、棚にある商品を端からハンディターミナルでスキャンしていく、あるいは同じ商品は手で数量を入れられるようにしていく必要があります。

そして、WiFi経由でリアルタイムで登録されるか、あるいはクレードルと呼ばれる充電ステーションに差し込んだと同時にシステムに登録される。私が過去に見たシステムは大抵そんな作りになってましたね。

ただこれも汎用的な商品を扱う小売業に限った話で、一点毎に固有のIDが付されるリサイクルショップや美術品の販売店では異なります。そういったお店では、レジを止めて急いで棚卸をしなければならない必要性は少なくなります。

さて、ちょっとChatGPTに、在庫管理システムにおける棚卸業務のあるべきインターフェース（画面や入力仕様）について聞いてみましょう。

島田

在庫管理システムで、棚卸業務の仕組みはどのような画面構成、入力仕様になっているべきでしょうか？

GPT-4

在庫管理システムにおける棚卸業務の画面構成や入力仕様は、効率的で正確な在庫の監査をサポートするために、以下のような要素を含むべきです。これらはユーザーフレンドリーであり、作業効率の向上と誤入力の低減に貢献します。

1. ダッシュボード
概要表示: 在庫全体の概要、棚卸しの進行状況、未完了のタスクなどを一目で確認できるダッシュボードが必要です。

2. 棚卸し作業画面
検索機能: 商品名、SKU（Stock Keeping Unit）、バーコードなど、複数のパラメータで商品を迅速に検索できる機能。
リスト表示: 棚卸し対象の商品リストを表示し、作業者が対象商品を容易に識別できるようにします。表示項目には商品名、SKU、現在のシステム在庫数、棚卸し数などが含まれます。
入力フィールド: 実際の棚卸し数量を入力するフィールド。可能であればバーコードスキャナーによる入力サポートが望ましい。
差異表示: システム在庫と実際の棚卸し結果との差異をリアルタイムで表示し、即時の対応を促します。

3. 棚卸し確認・修正画面
差異レビュー: 差異がある商品の詳細リストと、その差異の確認・修正が行える画面。
修正入力: 差異が認められた場合に、修正後の数量を入力するフィールド。
確認・承認プロセス: 棚卸し結果の最終確認と承認のためのワークフロー。責任者による承認機能を含む。

4. レポート・分析ツール
棚卸しレポート: 棚卸しの詳細レポートを生成し、印刷やエクスポートが可能な機能。
分析機能: 棚卸しの結果に基づく在庫の健全性、差異の傾向分析など、在庫管理の改善に役立つ分析ツール。

5. 設定・カスタマイズ
カスタマイズオプション: 棚卸し作業の特性に応じて、表示項目やプロセスをカスタマイズできる設定。
アクセス権管理: 棚卸し作業に関わるスタッフの役割や権限を設定できる機能。

これらの要素は、在庫管理システムを使用する企業や店舗の具体的な要件に応じて調整されるべきです。特に、ユーザビリティの観点から、システムは直感的で使いやすい設計にすることが重要です。また、棚卸しの効率性を高めるために、モバイルデバイスへの対応や、クラウドベースでのリアルタイムデータ処理機能の提供も検討する価値があります。

はい、おっしゃる通りですね。特に理論在庫と実地在庫に差異があったとき「あれ？」と気づいて探すきっかけが欲しいです。

特に前回お話ししたランダム管理（棚にガチャガチャに置く管理方法）された在庫システムの場合、結局A商品は何個あるべきなのか人間には把握できません。

一通りカウントした後、「A商品があと10個不足している。この棚番とこの棚番以外に無いか？」というアラートが出てくるといい気がします。

さて、ここまで在庫管理システムについてあれこれ考えて来ましたが、正直なところ在庫管理システムをゼロからスクラッチで開発する機会はもうない気がします。あるとしたら、パッケージの開発をどこかのベンダーに依頼して開発するかですね。

そういえば前回在庫管理システムを作ったのは2014年頃、在庫管理システムのSaaS事業を行っている会社さんのご発注でした。それから10年経った今、システムはどんどん細分化し、複雑化し、独自進化を重ね、後発のシステムというのがなかなか追いつけなくなってきました。

ただ、こういった開発の上での基本的な考え方はどんな業務システムにも通用します。

「この業務はこういう目的を持ってやっているのだから、システムとしてはこうなっていなければならない」

システム開発ではそういったことを考えられる人間がシステム全体の世界観を形作っていかないと、「なんとなくできているんだけど、業務ではまったく使えないシステム」というのが出来上がると思います。

今回で「在庫管理システムを構築する際に気を付けなければならないこと」についてのシリーズは終わりとなります。

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