業務システム開発について学ぼう！システムコンサルタントが教えてくれる“システム開発”｜第1回「業務システムとは？」

業務の効率化や最適化に欠かせない「業務システム開発」。昨今、あらゆる業界で業務システム化が進んでおり、システム開発はもはやなくてはならない存在となっています。そんな業務システム開発について、システムコンサルタントの島田さんにお話を伺いました。第1回目のテーマは「業務システム開発とは？」。初めて触れる方でも分かりやすく説明していただきましたので、一緒に「業務システム開発」「システム開発」について学んでいきましょう。

一般ユーザーからは見えない裏側のシステム

――まず、業務システムとは一体どういうものなのでしょうか？

業務システムというのは一般ユーザーが触らない、業務の手続きや処理をシステム化したものです。yahoo!ショッピングや楽天市場などのECサイトは、一般ユーザーが利用する販売サイトになるので業務システムとは呼びません。

例えば、荷物を送りたいとき宅配業者へ依頼しますよね。利用者はコンビニなどで荷物を発送するだけで終わりますが、荷物を運ぶのは宅配業者の仕事。どのように仕分けられ荷物が運ばれているのか、宅配業者の裏側は利用者には見えません。これと同じで、一般ユーザーが見えないバックヤードで進んでいくものが業務システムになります。

一般ユーザーが使うECサイト等と業務システムは連携していますが、切り離されているのが一般的です。業務システムはインターネット上に公開されているものではないので、通常は一般ユーザーから見えません。

――業務システムは、私たちが当たり前に使っているサイトの裏側の業務を管理するシステムなのですね。

はい。また、業務システムは一度開発すれば終わりというわけではありません。不具合があれば修正し、常に更新し続けることが必要になります。

――業務システム開発はいくつ種類があるのでしょうか。

会計管理システム、顧客管理システム、生産管理システム、在庫管理システム、品質管理システム、販売管理システム、人事管理システムなど、ありとあらゆるものがあります。業務システム開発はこれだという縛りはありません。

システムエンジニアが顧客から業務内容などのお話を詳しく伺い、今回の開発ではどこからどこまでやりたいのか、システム開発のゴールをしっかりと固めてから作ります。何が問題になっているのか、どこを改善したいのか、ここを効率化したいなど、そういうお話を伺ってから、それならこういうシステム開発が良いのではないかと提案する流れでして。業務システム開発は意外と幅広いんですよ。

――顧客の要望に合わせた内容でシステム開発をされているのですね。

そうです。まだまだ他にもたくさんのシステムがあります。ただ、社内で使うのは、有給の消化率を計算したり、営業に欠かせない指標を管理したりするなど業務システム開発がほとんどです。会社によってはExcelで管理しているところもありますが、規模が大きくなればなるほど手に負えなくなるのでシステム化するケースが多いです。どうしても社内で管理できなくなると、我々のようなシステム開発会社に業務システム開発の依頼がやってきます。

――業務システム開発を大きく分けると、どのようなものがあるのでしょうか。

大きく分けると、「基幹系システム」と「情報系システム」の2種類があります。基幹系システムは生産・財務会計・人事など会社の業務内容に直接関わるもの、情報系システムはメールシステムやスケジュール管理など個人情報や会社のデータ類を管理するためのものです。

業務システム開発をするときは顧客にもシステム開発について説明しますが、顧客側はそこまで気にする必要はありません。弊社のシステムエンジニアは、顧客からやりたいことや業務内容などを聞き、その内容に沿った業務システムを開発しています。業務内容や自分たちがやりたいことを顧客側から伺い、その内容に沿ったものを我々のシステムエンジニアが開発することが重要です。

――システム開発をするエンジニアは、顧客の要望をいかに汲み取れるかどうかが重要なのですね。

まさにその通りです。業務理解ができるかどうかが一番大事になってきます。なぜかというと、業界によって業務は全く違いますし、我々は基本的にシステム開発業界のことしか知らないので他の業界のことは分かりません。だからこそ、顧客のお話を聞き、その業界を理解する必要があります。

ただシステム開発をするだけでなく、業務内容を理解した上で自分たちが持っている技術を駆使して提案できないと、システム開発をしても顧客の要望と合わなかったり全く違うシステムができたりします。なので、業務理解は業務システム開発で一番重要です。

コンシューマー向けシステムと業務システム開発の違い

――一般ユーザーが使う「コンシューマー向けシステム」（以下、「C向けシステム」）との違いについて、詳しく教えていただけますか。

最初にお話したように、C向けシステムというのは、インターネット上で一般ユーザーが使う例えばECサイトとかマッチングサイトのようなシステムのことです。利用者のITリテラシー（※1）がバラバラなので、C向けシステムはとにかく分かりやすさを重視して開発しなければなりません。

あと、C向けシステムはさまざまな人が利用するので、一目で分かるものにする必要があります。初めて使う人や慣れていない方でも分かるようにするのが、C向けシステムの特徴ですね。

けれども、業務システムは毎日同じ人（オペレーター）が使うので、“慣れ”を当てにしてもいいんです。最初は取っ付きにくいところがあったとしても、慣れたら早いというシステムが良かったりします。

また、C向けシステムは分かりやすさ重視なので難しい言葉は使えませんが、毎日同じ人が使う業務システム開発ではむしろ業界で使う専門用語を使うべきです。

（※1：インターネット上に存在している情報を正しく理解し、活用する能力のこと。）

――C向けシステムは1回しか使わない人でも分かりやすく、業務システムは同じ人が使うからこそ“慣れ”が重要なのですね。この違いは面白いです。

例えば、コールセンターのオペレーターが注文を受けるとき、電話でお客様との会話を聴きながらパソコンに必要な情報を入力していきます。オペレーターが入力した内容に従って画面の入力欄が変化するのも、業務システムの一部です。オペレーターが画面に情報を入れるだけですぐに手続きが完了できるのも業務システムがあるからなんです。業務システム開発は普通はやらないようなこともできるシステムと言えます。あと、操作のスピードを重視しているところも、C向けシステムとの違いです。

――操作のスピードというと？

例えば、東京都は「13番」など、国土交通省が発行している都道府県コードがあります。これは、わざわざ“東京都”と打つと時間がかかるので、情報処理の効率化と円滑化のために各都道府県でコードが設定されているんです。システム開発会社はこの国土交通省の都道府県コードを利用してシステムを組み、オペレーターがそのシステムに慣れると高速入力が可能になります。

――ショートカットキーみたいなものですね。

そうですね。覚えていると操作スピードが格段に早くなります。C向けのシステム開発ではNGとされていますが、業務システム開発では多用されるのも大きな違いです。同じく、業務システム開発でひとつの画面にすべてを詰め込むようにしているのも、スクロールする回数を減らし操作のスピード性を高めるためです。

これは“一覧性”と言われていて、一目で明確に分かること、マウスに触れずに画面で完結するのが理想の形です。ひと昔前ですと、マウスに手をかけたら設計者の負けと言われるほど、業務システム開発は全部テンキーとキーボードだけでやっていました。

ですが、最近はUI（ユーザーインターフェース ※2）がインタラクティブ（※3）になってきていて、データによって画面の位置が切り替わることもあり、マウスを使ったほうが早いときには、マウスを使うことを前提にシステムを組みます。

（※2：画面に表示されるメニュー・アイコンなど、利用者が対象を操作するために接する部分のこと。）
（※3：オペレーターと画面とのやり取りの中で、表示画面の情報や内容が刻々と変化すること。）

また、業務システム開発はシステムが止まると業務自体が止まることになります。これは一般ユーザーが触るC向けのシステムとは別の意味で、受けるダメージが全く違うんです。もちろん、C向けのシステムもダウンすると一般ユーザーが使えなくなるので大変な事態になりますが、業務システムが止まるとそこで業務を行う社員全員、仕事ができなくなります。つまり、ハッキリと分かる大きな損害が発生するというわけです。　

――確かに、仕事ができなくなると何もできませんから大ダメージです。

ちなみに、業務システムがダウンすると保守を担当している我々開発会社の人間にとっては地獄が始まります。一刻も早く復旧できるように急いで原因を特定しなければなりませんから。

――情報が錯綜しそうです。

情報と言えば、機密性の高い情報が多いところも業務システム開発の特徴です。C向けのシステムでも一般ユーザーがショッピングで使うクレジットカードなど大切な情報はありますが、それよりも業務システムには重要な情報がたくさん入っています。

顧客ごとの購入履歴・クレームが来たときの情報など、もっと生々しい情報がありますし、一般ユーザーによる複数の情報を業務システムを使って照らし合わせることもあります。

――というと？

キャンペーンなどで「1人につき○個まで」という条件がよくありますよね。一般ユーザーが入力した情報から住所・名前が同じで何回も応募していることが分かるようになっています。そういう情報の照らし合わせを行っているのも業務システムの一部です。だからこそ、これらの情報が漏れ出ると大変なことになります。

業務システム開発で大切なのは「業務理解」

――業務システム開発における注意点はありますか？

やはり業務理解です。業務理解がないと、いくらシステム開発の技術力が高くてもすっとんきょうな業務システムができてしまうので、システム開発を発注する側も、業務理解ができるエンジニアかどうか確認したほうがいいと思います。

顧客の要望と似ているけど全然違うシステムになっていることもありますし、“こういうのが欲しい”と要望を受けたとしても、開発側からするともっと使いやすいシステムが提案できることもあります。顧客が求めている内容通りにシステム開発をすると、おかしなものになってしまうこともあるので注意が必要です。

理想は顧客の要望を汲みつつも、より良いシステム開発をすること。だからこそ、システムエンジニアの業務理解が必要になりますし、コミュニケーション能力も重要になります。

――顧客の要望を受け入れつつ、より良い業務システム開発をすることが重要なのですね。

そうですね。なので、弊社では顧客とのコミュニケーションを大切にしています。プログラムそのものにしか興味がない人は、システム開発の設計は向いていません。操作のやり方や情報をどういう風に整理するかに興味のある方のほうが、業務システム開発の設計が上手だと思います。

ヒアリングをして、自分が持っている技術力で再構成し提案する。顧客の言われたまま作らず、ヒアリングしたことをベースに、自分達の持つノウハウを組み合わせて新しい提案ができるクリエイター」であることが重要です。

まとめ

第1回「業務システム開発とは？」についてお届けしましたが、いかがでしたでしょうか。

業務システムは、業務を効率よく行うために必要不可欠なシステムであることが分かりました。主に会社の業務に直接関わる「基幹系システム」とデータ類を管理する「情報系システム」の2種類に分類され、業務システムは一般ユーザーからは見えません。

一般ユーザーが使用するC向けシステムとの違いとしては、毎日同じオペレーターが使うので慣れを当てにして良いこと、操作スピードを重視していること、システムがダウンすると仕事できなくなること、機密性の高い情報が多いことです。

そして、お話の中で最後に出てきた

初めて業務システム開発に触れる身として、この2つの要素が業務システム開発で大事になってくるということが驚きでした。きっと、まだ知らない「業務システム開発」のお話がこれからたくさん出てくることでしょう。

さて、次回は業務システム開発をさらに深掘りし「業務システムをweb化するメリット」というテーマでお届けします。ぜひお楽しみに。