在庫管理システムを構築する際に気を付けなければならないこと(その1)

「在庫管理システムが持っていなければならない機能ってなんだろう？」

この記事は今何かと話題沸騰中の ChatGPT-4 と会話形式で「在庫管理システムを構築する際に気を付けなければならないこと」について、業務システム開発実績200件以上という弊社代表の島田がこれから数回に分けてお話をしたいと思います。

さて、最近在庫管理システムについての引合いが続きましたのでこれから何回かに分けて、在庫管理とはなんぞやとかどんなことに気を付けてシステムを構築しなければならないか？などをお話ししたいと思います。

結構な大作になる気がしますが、御社にとって役に立ちそうなところだけチョイスしてお読みいただければと存じます。

業界別の在庫管理方法

さて、在庫管理と一言で言っても行う業務は広汎です。

そして、業界によってその中身はまちまちです。たとえば製造業の在庫管理は製品にRFIDなどというタグをつけて厳格に管理されますが、飲食店の食材の管理はもっとアバウトです。

製造業は、基本的に物は無くならないという前提で運営されていますが、飲食店は調理をミスったり、つまみ食いしたり、腐ってダメになったりしてどんどん無くなります。その意味で「在庫管理システム」と言っても全業界を網羅して使えるものはありません。

ちなみに、かなり昔の話になりますが、築地の卸市場から魚の在庫管理システムを作って欲しいと言うご相談が来ました。1尾のマグロやらカツオやらが入庫すると、まずそれにIDを付け、それが切り分けられて100にも300にもなってそれぞれ管理したいという大変な要望がありました。数ヶ月どうしようと話し合いましたが要件定義の段階で「ちょっと無理ではないか」「オペレーションが市場のスピード感に間に合わない」という話になり、ボツとなりました。そういう業界もあります。

そもそも在庫管理システムが必要な業界にはどんなところがあるのでしょうか？またChatGPTに聞いてみますか。

在庫管理システムが必要な業界は

島田

在庫管理システムが必要な業界とはどんなところがあるでしょう？

GPT-4

在庫管理システムが必要とされる業界は多岐にわたりますが、主なところは以下のような業界です：

小売業：実店舗やオンラインショップなどでの在庫管理は、顧客の需要に応えるために非常に重要です。商品の過剰在庫や品切れを避けるために在庫管理システムが活用されます。

製造業：部品や原材料の在庫管理は、製造プロセスの効率化とコスト削減に直結します。生産スケジュールの管理や品質管理にも在庫管理システムが役立ちます。

物流・配送業：在庫の保管、取り扱い、配送の効率化に在庫管理システムは欠かせません。配送の最適化やリアルタイムでの在庫追跡にも利用されます。

医療業界：病院や薬局では、薬剤や医療器具の在庫管理が重要です。患者の安全と治療の質を確保するために、在庫管理システムが活用されています。

飲食業：食材の鮮度維持や廃棄の最小化には、効率的な在庫管理が必要です。特に、賞味期限が短い商品の管理には在庫管理システムが役立ちます。

電子機器・IT機器業界：高価で敏感な電子部品やIT機器の在庫管理には、精密な在庫管理システムが必要です。技術の進歩に伴い、在庫の陳腐化を防ぐためにも重要です。

これらの業界では、在庫管理システムにより、コスト削減、効率向上、顧客満足度の向上、リスク管理などの利点が得られます。また、これらのシステムは、業界や企業の具体的なニーズに合わせてカスタマイズされることが一般的です。

そうですね。我々のような開発をやっている会社とか旅行会社とか金融業とか、物を扱わない業界は別にして、他のあらゆる業界が在庫管理システムを必要としています。

ではそもそも在庫管理とはなんぞや？というのを聞いてみましょう。

在庫管理システムの一般的な定義

島田

在庫管理システムの定義ですが、「この機能が無いと在庫管理システムではない」という機能はどんなものがあるでしょう？

GPT-4

1.在庫追跡と可視化：在庫アイテムの位置や数量をリアルタイムで追跡し、表示する機能。これは在庫管理システムの最も基本的な要件です。
2.在庫レベルの管理：在庫レベルを監視し、過剰在庫や品切れを防ぐための機能。最適な在庫量の維持をサポートします。
3.発注管理：在庫が不足した際に発注を行い、発注量の計算や発注プロセスの管理を行う機能。
4.受入れおよび出荷管理：新しい在庫の受け入れ、出荷される商品の管理と追跡の機能。
5.在庫履歴および報告：在庫の動きの履歴を記録し、必要なレポートや分析を生成する機能。
6.バーコードスキャンまたはRFID技術：在庫アイテムの追跡と管理を自動化し、効率化するための技術。
これらの機能は、在庫管理システムの基本となります。（略）

あー、なるほど。しかしちょっとこれは納得しがたいですので、不肖島田がお直し入れさせていただきます。

1.在庫数の管理：在庫アイテムの数量を管理し、検索・参照する機能。これは在庫管理システムの最も基本的な要件です。

2.標準在庫の管理：あるべき在庫レベルを設定し、過剰在庫や品切れを防ぐための機能。最適な在庫量の維持をサポートします。

3.発注管理：在庫が不足した際に発注を行い、発注量の計算や発注プロセスの管理を行う機能。

4.受入処理：新規で入庫されるアイテムの受け入れを行う機能。

5.出荷管理：アイテムの出荷業務と追跡の機能。

6.棚卸：実地の在庫数を調べ、理論上の在庫を修正する機能。