Excelやスプレッドシートで業務管理はどこまで頑張れるのか？③

この記事は今何かと話題沸騰中の ChatGPT-4 と会話形式で「Excelやスプレッドシートで業務管理はどこまで頑張れるのか？」について、業務システム開発実績200件以上という弊社代表の島田がこれから数回に分けてお話をしたいと思います。

前回のコラムのおさらい

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Excelやスプレッドシートで業務管理はどこまで頑張れるのか？②

Excel内で完結する業務管理システムの構築方法をChatGPT-4と探求し、Excelだけでどこまで業務プロセスを最適化

前回のコラムでは、複雑なデータ操作が必要な場合はExcelのみで完結したシステムを作るには限界があるということついてお話しました。

昨今では、Excelか本格的な業務システムか？の選択ではなく、その中間に「ノーコード開発」という選択肢がありますね。

ノーコード開発の代表格は「Kintone」ですので、それを例にして聞いてみますか。

今回のコラムはこの続きから始めたいと思います。

ノーコードとフルスクラッチ開発の比較

島田

先ほど「本格的なシステム」と大雑把なくくりをしましたが、世の中にはKintoneなどのノーコードと、フルスクラッチで開発するRDBシステムの2種類があると思います。その切り分けはどう考えますか？

GPT-4

ノーコードプラットフォーム（例：Kintone）とフルスクラッチでのリレーショナルデータベース（RDB）システム開発の間の切り分けを考える際、以下の要素を考慮すると良いでしょう：

1. 技術的専門知識の必要度
ノーコードプラットフォーム: 技術的な専門知識が少なくても使いこなせる。非技術者でも直感的なインターフェースを通じてシステムを構築・管理できる。
フルスクラッチ開発: 専門的なプログラミングスキルが必要。システムのカスタマイズ性と柔軟性は高いが、開発とメンテナンスに専門的な知識が求められる。

2. 開発時間とコスト
ノーコードプラットフォーム: 迅速な開発が可能。低コストで初期のシステムを立ち上げることができる。
フルスクラッチ開発: 時間とコストがかかる。より複雑なシステムや特定の要件に合わせた開発が可能。

3. カスタマイズ性と拡張性
ノーコードプラットフォーム: 基本的なニーズに合わせたカスタマイズは可能だが、複雑な機能や特殊な要件には限界がある。
フルスクラッチ開発: 高度なカスタマイズや特定のビジネスロジックの実装が可能。長期的な拡張や統合に向いている。

4. メンテナンスとサポート
ノーコードプラットフォーム: プラットフォーム側がメンテナンスやアップデートを行う。サポートが手厚い場合が多い。
フルスクラッチ開発: 継続的なメンテナンスとアップデートが必要。リソースと専門知識が求められる。

5. セキュリティとコンプライアンス
ノーコードプラットフォーム: 一般的に基本的なセキュリティ機能が組み込まれているが、カスタマイズの範囲が限られる。
フルスクラッチ開発: セキュリティとコンプライアンスの要件を厳格にコントロール可能。しかし、適切な設計と実装が必要。

6. スケーラビリティ
ノーコードプラットフォーム: 中小規模のビジネスや部門レベルでの使用に適している。大規模なスケールには限界がある場合も。
フルスクラッチ開発: 大規模なビジネスや複雑な組織構造に対応可能。スケールアップに対応しやすい。

結論
ニーズに基づく選択: ビジネスのサイズ、特定のニーズ、技術リソース、予算などに基づいて最適な選択を行う。
スモールスタートの可能性: 最初はノーコードで始めて、必要に応じてフルスクラッチ開発へ移行することも一つの戦略です。
ノーコードプラットフォームは迅速な開発と低コストでの運用が魅力ですが、特定の複雑な要件や大規模なビジネスにはフルスクラッチ開発の柔軟性と制御能力が必要になる場合があります。

ノーコード開発の適用可能例

そうそう、確かにその通りですね（決して楽をしていませんよ！）。たとえば最初の方に列挙された管理業務の中の

11.サブスクリプション管理：サービスやソフトウェアのサブスクリプション契約の追跡、更新、支払いの管理。
12.IT資産管理：PC、スマホ端末、サーバーなどのIT機器の在庫、配置、メンテナンス状況の管理。
14.コンプライアンス管理：法規制遵守の追跡、監査対応、報告書作成。
15.施設管理：オフィスや倉庫のスペース管理、設備の保守・管理。
16.通信管理：インターネット、電話、その他通信サービスの管理。
17.交通・出張管理：社用車の管理、出張の承認と経費管理。
18.教育・研修管理：従業員の研修計画、参加記録、効果評価。
Excelやスプレッドシートで業務管理はどこまで頑張れるのか？

こんなのは、ノーコード向きな業務ですね。内容的に簡単ですし、サブスク管理や施設管理が今後滅茶苦茶拡張していくというのも考えにくいです。

一方で

2.給与管理：給与計算、給与明細の作成、税金や社会保険料の計算。
3.勤怠管理：出勤、退勤、残業、休暇の記録と管理。
4.顧客関係管理（CRM）：顧客情報の管理、販売履歴、顧客対応の記録。
5.在庫管理：商品や資材の在庫量の追跡、在庫発注の管理。
Excelやスプレッドシートで業務管理はどこまで頑張れるのか？

こんなのは、企業独自の契約形態や集計方法、コアコンピテンス（差別化要因）になる独自メソッドなどもあると思うので、ノーコードに馴染まないと思います。

kintoneのCMでも「何でも行ける」「Nice！」とか言ってますが、あれには限界があるはずです。

https://www.youtube.com/watch?v=_iMLsKbt9bY

キントーンCM 「Nice」30秒

ただ逆に言うと独自なものは何もない、というのであればノーコードで行けます。

プラムザでは現状、Kintoneは取り扱っていないですが、ノーコード(ローコード)のPleasanterというオープンソースを使った開発は行ってます。

それとWordPressをカスタマイズしてなるべくコストと時間をかけずに、業務システムが組めないか研究しています。

「それ、ノーコードでやりましょう」ノーコード開発ラボ

ノーコード開発をご検討の方は是非プラムザにお問合せください

最適な業務管理方法は？

ChatGPTが言うように、まずはExcelで始め、データを相互で入力したり編集権限管理が重要なものはKintone等に移行し、もう少し自由なカスタマイズが必要だったらPleasanterやWordPress、複雑かつ高度で独自実装が必要な業務はスクラッチ開発という切り分けにしていくのが正解でしょうね。

スクラッチ開発したシステムに基本的な情報を集め、そこからExcelで出力し、各部署でVBA開発するというのも、もっとも柔軟で効率的かも知れません。

もう一つだけ最後に付け加えますと、ExcelとGoogleスプレッドシートは管理できる対象がよく似ています。ただスプレッドシートの方がExcelより情報共有や複数人での編集に適していますので、管理対象によって適宜Excelとスプレッドシートを使い分けたらよいと思います。