在庫管理システムをExcelで組もうとするとどういうデータ構造で管理すべきでしょうか？やりたいことは
①商品マスタにある商品ごとの現在庫を把握する
②注文が入った際に在庫の引当（仮押さえ）ができるようにする
③商品の注文と入荷時期の管理ができるようにする
④現時点で販売可能な商品の個数を把握する
です。まずはシートの構成を考えてください。
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システム開発が学べるコラム
在庫管理システムを構築する際に気を付けなければならないこと(その2)
「在庫数の管理も奥が深い」
今日は前回リストアップした在庫管理システムの6つの基本機能の中の最初の一つ「在庫数の管理」の話をしましょう。
1.在庫数の管理：在庫アイテムの数量を管理し、検索・参照する機能。
2.標準在庫の管理：あるべき在庫レベルを設定し、過剰在庫や品切れを防ぐための機能。
3.発注管理：在庫が不足した際に発注を行い、発注量の計算や発注プロセスの管理を行う機能。
4.受入処理：新規で入庫されるアイテムの受け入れを行う機能。
5.出荷管理：アイテムの出荷業務と追跡の機能。
6.棚卸：実地の在庫数を調べ、理論上の在庫を修正する機能。
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目次
在庫数の管理
一言で在庫数の管理と言ってもなかなか奥が深く、私も若い頃初めて在庫管理のシステムを組んだときには「そこまで考えてなかったよ・・・」ということを結構やらかしてました。
在庫数の管理でまず一番重要なのは「今の在庫がいくつあるのか？」が分かることですね。しかし、たとえば社内にA商品が100個あったとして、それは本当に100個あると言っていいのでしょうか？
実際はすでに20個の注文が入っていて、これから売っていいのは80個なのかも知れません。しかし同時に、明日50個入荷予定でとなると130個まで注文を受け付けていいのかも知れません。
こういうことを管理するのが「在庫数の管理」という意味です。10や20のアイテム数であればベテランのスタッフさんはそのあたり把握できるのかも知れませんが100個、1000個というアイテム数となると、「今いくつまで販売可能なのか？」を空（そら）で言うことはできないでしょう。そんなときにシステムが必要となるのです。
そして、みなさん誰もがまずはそういった管理をExcelでやろうと頑張ります。もちろんかなりのことはできます。ただ、予測在庫の話などを含めるとシステムはかなり複雑になってくるはずです。ちょっとまたChatGPTに構成を聞いてみますか。
基本的には、データの持ち方と、画面が重要になりますので、分けて聞いてみますね。
在庫管理システムの構築するには
シート構成
GPT-4
Excelで在庫管理システムを構築する場合、以下のようなシート構成を考えることができます：
商品マスターシート:
商品ID
商品名
標準価格
最小在庫レベル
カテゴリーなどの追加情報
在庫記録シート:
商品ID（商品マスターシートと関連付け）
現在庫数量
最終在庫更新日
予約在庫（引当済み数量）
注文記録シート:
注文ID
注文日
顧客名/ID
商品ID（商品マスターシートと関連付け）
注文数量
納期
ステータス（注文確定、発送済み、キャンセルなど）
入荷予定シート:
入荷予定ID
商品ID（商品マスターシートと関連付け）
入荷予定数量
入荷予定日
入荷状況（予定、入荷済み、遅延など）
これらのシートは、商品の管理、在庫の追跡、注文の処理、入荷のスケジューリングなどに役立ちます。Excelの機能を活用して、これらのシート間でデータをリンクさせることが可能です。例えば、VLOOKUPやINDEX-MATCH関数を使用して、商品IDに基づいて商品名や価格情報を引っ張ってくることができます。
また、販売可能な商品の個数を把握するためには、在庫記録シートで現在庫数量から予約在庫（引当済み数量）を引いた数を計算します。このようにして、実際に販売できる在庫量を常に把握することができます。
Excelで在庫管理システムを運用する場合、データの整合性を保つためには入力の慎重さと、定期的な確認・更新が重要です。また、複数人が同時にデータを編集する場合には、データの競合や上書きを避けるための適切な管理が必要です。
まぁそんなところですね。
顧客名は業界によって必要だったり不要だったりしますが、場合によっては顧客もマスター化しないといけないかも知れません。
では画面の構成を聞いてみましょう。
画面構成
島田
なるほど、では画面はどのようなものが必要になりますか？
GPT-4
Excelで在庫管理システムを作成する際には、以下のような画面（ワークシート）が必要になります。これらは先に提案したシートの構成に基づいています：
ダッシュボード画面:
在庫状況の概要表示（現在庫、販売可能な在庫、低在庫アラートなど）
近日中の入荷予定と注文状況の要約
重要な通知やリマインダー（例：再発注ポイントに達した商品）
商品マスター管理画面:
商品情報の一覧表示
新規商品の追加、既存商品情報の編集や削除の機能
在庫記録管理画面:
各商品の現在庫、予約在庫、販売可能在庫の一覧
在庫更新（追加または減少）の機能
注文管理画面:
注文の一覧表示
新規注文の登録、注文状況の更新（発送、キャンセルなど）の機能
入荷予定管理画面:
入荷予定の一覧表示
新規入荷予定の登録、入荷状況の更新の機能
これらの画面は、Excelのワークシート内にデータ入力エリア、ボタン、ドロップダウンリスト、チェックボックスなどを使って設計することができます。また、Excelのデータ検証機能や条件付き書式を活用して、データの整合性を保ち、視覚的にわかりやすいインターフェースを提供することが重要です。
さらに、Excelのパワークエリやマクロ（VBA）を使用して、データの自動更新や複雑な計算を行うことも可能ですが、これにはある程度のExcelスキルが必要です。Excelを使用する場合、データのセキュリティやバックアップ、複数人による同時アクセスの管理にも注意が必要です。
そうですね。私もそう思います。（このあたり、ChatGPTに考えてもらうと非常に楽です・・・。）
ちなみに私も20代の頃はメーカーで部材の在庫管理と受発注の仕組みをExcelで作っていましたが、こんなに綺麗に整理しては考えられませんでした。ChatGPT、、、恐ろしいツールです。
ただ、これが正しいのか間違っているのか、あるいはシンプルすぎるのかリッチすぎる（＝ファット）なのか？を判断するのにはそれなりの経験が必要になりますね。
次回の記事は「標準在庫の管理」についてお話します。ぜひお楽しみに。
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