在庫管理システムを構築する際に気を付けなければならないこと(その4)

発注管理のUIはどのように工夫したらよいのか？

「在庫管理システムを構築する際に気を付けなければならないこと」についてChatGPT-4  と会話形式で、業務システム開発実績200件以上という弊社代表の島田がこれから数回に分けてお話をしています。

今回はリストアップした在庫管理システムの6つの基本機能の中の3.「発注管理」の話に進もうと思います。

1.在庫数の管理：在庫アイテムの数量を管理し、検索・参照する機能。
2.標準在庫の管理：あるべき在庫レベルを設定し、過剰在庫や品切れを防ぐための機能。
3.発注管理：在庫が不足した際に発注を行い、発注量の計算や発注プロセスの管理を行う機能。
4.受入処理：新規で入庫されるアイテムの受け入れを行う機能。
5.出荷管理：アイテムの出荷業務と追跡の機能。
6.棚卸：実地の在庫数を調べ、理論上の在庫を修正する機能。

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さて、在庫管理システムでは「在庫が減った商品を発注する」という業務が欠かせません。

数量をウォッチするだけでは「管理している」とは言えませんからね。適切に補充する必要があります。

通常は前回お話しした「標準在庫を割ったアイテム」あるいは「割りそうなアイテム」をシステムで検出して自動発注をかけていきます。

ただ、これが結構大変で、1000個単位でしか買えない(ロット販売)ものや、仕入先によってその数が違ったり、あるロット以上になると別の仕入先の方が安かったりということもあり、こういうのもコンピュータ管理しないと最適な発注先を特定するのが不可能だったりします。

さらにその発注も、発注先が独自で構築したWebのシステムからでなければ受け付けられなかったり、EDIのシステムから送らねばならなかったり、逆にFAXでしか受け付けてもらえなかったりと、バラバラなことがあります。

リードタイムも仕入先によってまちまちで、場合によっては少々単価が高くても、急ぎの発注に答えるために買わざるを得ないというケースもあります。

このような柔軟な対応にこたえるべく、システムのUIはかなり工夫しなければなりませんね。

ちょっとそのあたりのUIをどうすべきか、ChatGPTに聞いてみますか。

島田

在庫管理システムの発注処理で、使い勝手の良いUIとはどんな要素が必要になるでしょうか？
システムは「この発注先からこのロット、この金額で購入した方がいい」とお勧めしますが、発注担当者が「いや、今回はこの発注先からこの条件で購入したい」というのに対応できないといけませんよね？自動化と手動介入のバランスが重要になると思います。

GPT-4

自動化と手動介入のバランスを考えたユーザーインターフェース（UI）を設計する際には、以下のような要素が必要になります。これらは、システムの推奨に基づく自動発注プロセスと、発注担当者が特定の状況に応じて手動で介入し決定を下す能力を組み合わせることを目的としています。

1.推奨と選択の明確化：
システムが提供する推奨（最適な発注先、ロットサイズ、金額など）を明確に表示し、発注担当者がその推奨を容易に理解できるようにします。また、異なる選択肢や代替案も提示して、担当者が比較検討できるようにすることが重要です。

2.柔軟なオーバーライド機能：
発注担当者がシステムの推奨に従わず、自分の判断で発注先や条件を変更できるオプションを提供します。この機能には、変更理由の入力を求めることで、将来のシステム改善のためのデータを収集することも含まれます。

3.インタラクティブなシミュレーション：
異なる発注条件（例えば、異なる数量や価格）が全体のコストや納期にどのように影響するかをシミュレートし、結果を即座に表示します。これにより、担当者はより情報に基づいた決定を下すことができます。

4.履歴とフィードバックの統合：
過去の発注決定とその結果（例えば、コスト削減、納期の遅れ、品質問題など）を記録し、参照できるようにします。また、システムの推奨に対するユーザーのフィードバックを収集し、アルゴリズムの改善に役立てます。

5.透明性と教育：
システムが特定の推奨を出す理由を説明する情報を提供します。これにより、担当者はシステムのロジックを理解し、信頼を築くことができます。また、適切なトレーニングとサポートを提供して、担当者がシステムを最大限に活用できるようにします。

6..アラートと通知：
重要な情報や異常な状況（例えば、予期せぬ高コストや供給遅延）を発注担当者に通知する機能を備えます。これにより、担当者は迅速に対応し、問題を解決できます。

これらの要素を組み合わせることで、自動化された推奨と担当者の専門知識を活用し、ビジネスのニーズに最適な発注決定を下すことができる柔軟で効果的な在庫管理システムを構築できます。

確かにその通りですね。特に1～3は重要と思います。

何かイレギュラーな処理を行うためには、人間の前にメリットとリスク（デメリット）を一覧させてもらわないといけません。そして、いちいちあちこちの画面を遷移して情報を集めるのでは、作業が煩雑になってしまいますし、上司にも「どうして今回こういう判断をしたのか」の説明が難しくなります。

そういう根拠を備考につけて発注できるようなUIが求められるでしょう。画面設計者の腕の見せどころですね。

さらには稟議の機能をつけたり、外部の稟議システムと連携するというのも面白いかも知れません。既存のUIに囚われない独自の画面を考えていきたいところです。

次回の記事は「受入処理」についてお話します。ぜひお楽しみに。

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