業務システムにおける課題解決ポイント 【 学習塾⑤ 「 授業料管理」編 】

今日は受講料や光熱費などの請求や入金の管理を行う「授業料管理」の機能の話をしましょう。

授業料管理とは、基本的に生徒に授業料や光熱費、模擬試験代などの請求データを管理して、オンラインバンクやカード決済サービスと連携し、入金情報の登録や、未入金者への督促まで行う一連の業務ですね。

お金を扱う業務ですのでミスは許されず、極めて慎重に作り込む必要があります。

まずは毎度のことながら現在行っている業務の洗い出しが必要です。

塾経営者の側では当たり前と思っていることも開発側は分かっていなかったり、｢滅多に発生しないから｣と軽視していることでも、実際にできないと困るということがあったりします。

そうですね。では具体的に｢授業料｣に特化してお話ししましょう。
一言で｢授業料｣と言っても、その性格は塾によって異なります。

たとえば、｢月謝｣のような形で毎月定額の請求が発生するパターンと、｢コース｣のような概念があってそれを選択受講した際に一回だけ発生するパターンがあります。

それらを間違いなく請求できなければいけませんし、生徒さん側から問合せがあった際にすぐにこれまでの請求状況や入金状況がわかるようにしておかないといけません。

私たちが開発している手法はお客様の塾に合わせたオーダーメイドのシステムですので、実際にその塾でとられていないパターンは考慮しません。

無駄な柔軟性はコスト高に繋がってしまいます。ただ、将来的に別のパターンの授業料も発生することがあるというのであれば、予め汎用性の高い作りにしておく必要があるかも知れませんね。

ちょうど柔軟性とか汎用性とかの話が出ましたのでそのあたりの話をします。

システムの開発者、開発会社によっては｢柔軟性・汎用性｣を持った作りを売りにしているところがあります。｢このような作りにしておきますので、将来業務に変更があっても吸収できます｣と。

しかし、大抵はそんな柔軟性・汎用性は無駄に終わり、逆に｢柔軟性が高すぎて使いにくい｣システムになっていることがあります。

お客様の業務では｢Aの方式｣しか無いのであれば、システムはA方式のみ実現できるようにしておくべきで、B方式、C方式に対応できるようにするのは開発側の独りよがりです。

実際B方式もやる必要が出てきた際に機能の改修を考えればよく、それがもっとも合理的でコスパもよいです。そういう考え方をYAGNI(ヤグニ)と言います。

そうです。
YAGNIとは「You Aren’t Gonna to Need It.」の頭文字を並べたもので、「そんな機能は必要ないって」という意味ですね。ある意味、アメリカ人っぽい発想ですね。

実際システムというのは状況の変化に応じてどんどん手を入れていくべきです。その意味で、お客様の方も｢システムはいつか完成する｣と思わないことが重要だと思います。一つの発想の転換です。

授業料管理で重要なのは、やはり請求データの作成と、入金消込の機能ですね。しかし中でも業務上もっとも重要なのは入金消込機能の方です。

たとえば、3万円の授業料請求があった時に、生徒さんによっては振込手数料を勝手に差し引いて振込んで来たり、授業の際に勘違いして2万円だけ持ってきてそれを支払ったりします。

全額きちんと支払われる場合は｢入金済｣のフラグ管理だけでいいのですが、そういう部分的な支払いの履歴管理が非常に大変ですね。経理の方がExcelなどで管理していると最も破綻しがちな部分です。

大事なことは、過去の履歴が追えること、応対した担当者が誰なのかわかるようにしておくこと、メモを追加できること、問題のある請求を放置しないようアラート機能を設けること、あたりですね。

以前は学習塾の授業料と言えば銀行からの口座引落が一般的でした。

しかし、最近はクレジットカードで支払いたいというご要望が増えたため、まずクレカ対応は必須だと思います。現金支払はNGというポリシーの学習塾もありますが、もし現金での支払いもOKならそれにも対応しておく必要があります。

またその場合はおそらく窓口精算になりますので、PayPayやLINE Payなどの電子マネー、Suica・PASMOなどの交通系電子マネーでの支払いも出来た方がありがたく思うかもしれません。

このように支払方法は多様化していますが、それなりに費用はかかってきますので費用対効果を考えることは重要でしょうね。

たとえばPASMOでの支払いに対応することで、どれだけの売上増に繋がるのか？あるいは顧客囲い込みに貢献するのか？の考察です。