業務システムの開発を依頼する際に留意すること①

今日は、「業務システム開発で留意すること」について、一般的な話をしていきたいと思います。

業務システムを理解する上で、まずその対義語になるコンシューマー向けシステムを説明しましょう。

コンシューマー向けシステムというのは、たとえばTwitterやInstagramなどのSNS、Googleの提供しているスプレッドシート、フォト、ドライブなどの各種ツール、物やコンテンツを販売しているECサイトなどがあります。こういうシステムはみなさんもよく利用していると思いますので、目にする機会も多いですね。

一方で、業務システムはそれとは違い、基本的には会社の中で使用するようなシステムです。たとえば顧客管理とか在庫管理とか勤怠管理のようなシステムです。

今回はこの｢業務システム｣を外部の開発会社に発注する際にどういうことに気を付けるべきか？ということをお話しします。

そうですね。まず、当然のことながら、開発会社の人間は会社外部の人間なので会社の業務をまったく分かっていませんし、なぜ今システム化を考えているのかもわかりません。まずはそのあたりの説明から入る必要があります。

ただ、経験豊富な開発会社であればある程度ヒアリングのポイントは用意していますので、先回りして膨大な資料を用意する必要はありません。

基本的には、まずは大枠の説明ですね。

｢現状、こういう状態になっていて困っている。それを新しくシステムを構築することでこう解決したい｣という全体像を伝えることが大事です。

それが正しく伝わっていない状態で各論に入っていくと開発会社からの質問もピントがボケます。

これは前の対談でもお伝えしたのですが、システムを構築する際に大事なのは｢i/o（アイオー）を固めること｣です。 i/oとはインプットとアウトプットで、特にアウトプットに何を出したいかが重要になります。

それは契約書であったり、一覧表であったり、集計表であったりしますが、それを漏らさず列挙していく必要があります。意外とアウトプットの一つと意識されないのが外部の銀行システムとやり取りするデータだったり画面での検索性だったりですね。

｢こういう一覧画面でデータを見ながら微修正したい｣というのもアウトプットの一つですね。｢微修正する画面で、データが見える必要がある｣のですから。

そういったアウトプットしたいものの要望をなるべく細かく、実際の帳票やイメージ図などを見せながら具体的に挙げていくのが重要です。

次は、｢要件定義｣や｢要求仕様｣の話をしましょう。

弊社にお問い合わせをいただくお客様の中によく｢要件定義ができていないのですが、大丈夫ですか？｣とおっしゃられる方がいます。

結論から申し上げると、まったく大丈夫です。

要件定義とは、基本的に開発会社の方が作る物だからです。発注者であるお客様は、先ほど申し上げたように｢こういうことを解決したい｣｢こういう集計帳票が欲しい｣といった要望をお伝えいただければいいです。それを難しい言葉で｢要求仕様｣と言います。

その要求仕様に従って、開発会社の方が｢なるほど。それであればこういうシステムを作れば実現できます｣と、実現すべき機能をまとめたものが｢要件定義｣となります。

なので、お客様がシステム開発会社でない限り、通常｢要件定義｣はできないはずなのです。

要求仕様は今回のシステムで期待することをまとめたものなので、実は開発会社と交渉を開始する前に作成できます。

ただ、その段階で｢こんなことは難しいんじゃないか｣｢とても高く付くんじゃないか｣など思われてしまうと、もったいないことがあります。そういうのもとりあえずすべてリストアップしておくべきです。

先日も新規のお客様から｢オンラインバンクのシステムがやっているような本人確認のシステムがあったらいいけど、、、とてもコストがかかりそうだ｣と半ば諦めつつ相談されましたが、そういうのも外部のサービスと連携させれば非常に簡単に組込むことができます。

ということで、まずは｢無理かも｣と諦めずに要求を出し切るということを心がけたらよいと思います。

これもまた、お客様の中に身構えてしまう人がいるのですが、要求仕様も特に書式などが決まっているわけではありませんので、箇条書きでまとめて頂ければいいですね。それと実際の帳票やイメージは別添で添付します。

ちょっと話がズレますが、もし抜け漏れが気になるようであれば、第三者のシステムコンサルタントに協力してもらってまとめてもらうというのも手です。

システムコンサルタントが入ると、業界外のお客様では気付かなかった要求も掘り起こして織り込んでもらえることがあります。

たとえば｢1画面の表示時間は4秒以内とする｣とか｢許容ダウンタイム（システムが停止して許される時間）は平日日中は3時間以内｣などといった内容です。

こうやって精緻に要求仕様をまとめてもらうと、相見積もりも取りやすくなり、結果的にコスト削減につながると思います。

今回の話はまだまだ長くなりそうですので、いったんここで終わりにしましょう。