業務システムの開発を依頼する際に留意すること⑦【開発は契約締結してからが大変】

そうですね。一般的に車や洗濯機など大きな買い物をする際には、みなさん何を買うか、どこで買うか、支払はどうするか、などあれこれ悩みますが、いざ買ってしまえばあとは商品が届くのを待つだけですよね。

しかしシステム開発においてはそうではありません。

むしろ発注の契約をしてからが大変なのです。

業務システムは通常の場合、発注側も開発側もいまだかつて見たことのない想像上のものですので、プロジェクトに関わる全員の協力が不可欠です。

発注側は業務のことはよく分かっていますが技術的なことはよく分からない、開発側は技術的なことは分かって経験もあるでしょうが、発注側のコアなビジネスの部分は分かりません。

みなさんが情報と知恵を出し合わないと使い勝手のよいシステムにはなっていきません。

基本的にはプロジェクトは、プロである開発側のマネージャー(プロジェクトマネージャ＝PM)が進めていきますから、率先して何かを行う必要はありませんが、通常、確認や質問は山のように来ますので、都度スピーディーに答えていく必要があります。

それと、よくあるのが「そんなケースは滅多にないからなぁ」という発言です。これは開発側に「実装しなくてもいい」と解釈されてしまうことがあるので要注意です。

「そんなケースは滅多にないから、あったときは手作業で頑張る」のか「そんなケースは滅多にないが、あったときもシステムで対処できるようにしてもらわないと困る」のかを明確にしないといけません。

発注時点の要件定義では、細かいところまで書き切れている訳がありませんので、そういう部分について妥協せず、しっかり主張すべきです。

そうですね。では、情報共有やコミュニケーションのツールについてお話ししましょう。

私はシステム開発においては、個々の課題を管理するツールとコミュニケーションのツールは分けた方がいいと思います。

前者はシステムの個々の機能についての確認や質問、不具合の報告などに使います。これは「課題」とそれに対する「コメント」が履歴として残るようなツールであることが重要です。

一方、後者は次回の会議の日程調整や進捗報告、回答の督促などに使います。これはやりとりの履歴とか検索性などよりも即時性が重要です。

いろいろあると思いますが、前者の代表的なツールとしてはBackLogですね。

このツールの発祥はバグ(不具合)の報告とその解決までの進捗管理を行ういわゆる「バグトラッキングツール」ですが、それを延長させてより幅広い使い方ができます。

まずは課題を挙げて、それが終わるまでその課題に関わる話をしていけますので、大変重宝します。検索性もよいので、後から「なぜこの機能はこういう仕様になってしまったのか？」などが追っていきやすいです。

後者のコミュニケーションツールはSlackかChatWork、TEAMS、LINE WORKSなどなど、これは山のようにあります。

基本的には、PCでもスマホでも使えて、普段そのツールを使ってない人でもわかりやすく、無料で参加できるようなものであるといいですね。

こういったツールの組み合わせで、話し合いの履歴をストックしつつ、日々のコミュニケーションを円滑にしていくことが非常に重要です。

そうですね、ではみなさんが陥りがちなよくないツールの話をしましょう。
前者の課題管理ツールで、よくやりがちなのはExcelやスプレッドシートでの課題管理です。

はい、Excelやスプレッドシートはみなさん使い慣れていますので、たとえば「バグの管理に使おう」と思いつくのですが、一番の問題はやり取りの履歴が持てないということです。

先のBackLogなどの課題管理ツールでは、「課題」と「やり取り」が1:Nで紐付いて行きますが、Excelやスプレッドシートではやり取りの履歴を持たそうとすると、右のセルにどんどん書き連ねていかなければなりません。

課題によっては簡単に解決せず、100も200もやりとりが続きますし、1つのコメントが何十行にもなることがありますので、大変見苦しいことになります。

「課題毎に1シート作る」ということにすればかなり改善されますが、時間を絞った検索やタグ付けなどができませんので（頑張ればできますが）、課題管理には向きませんね。

一方コミュニケーションツールに向かないのは、Eメールです。

Eメールもビジネスで使っていない人はいませんので導入障壁は非常に低いですが、とにかく即時性が悪いです。

相手が読んだのか読んでないのかもわかりませんし、ただ一言「了解です」というだけでも、まとまった時間が必要です。

それはまぁ日本人がなぜかEメールを書くときには「いつもお世話になっております。」から始まって「以上、なにとぞよろしくお願いいたします」で終わるような文化を形成しているからなんですが・・・。

とにかく、Excelやスプレッドシート、Eメールを使ってはシステム開発はできませんので、そこは開発会社としっかりと話し合ってみなさんに合ったツールを探してもらえたらと思います。

以上で今回の対談を終了したいと思います。