業務システムをリニューアルする際のコスト

確かにコストを考える前に、まずメリットを検討しなければなりませんね。
コストが1億円かかると言っても、メリットが確実に2億円以上となるのであれば、借金をしてでもやらざるを得ないという話になります。

業務システムをリニューアルするメリットは以前にもお話ししましたが

①セキュリティ上のリスク低減
②業務変化への適用
③所轄官庁等による法的な要請対応
④より効率的・効果的な手段の出現
⑤メンテナンス、機能修正のコスト増大の解消

の5つ程が考えられます。詳しくは前記事をご覧下さい。

私は過去大きなシステムから小さなシステムまで合わせると恐らく500～600件の開発に携わってきていますが、一般にシステムのユーザー企業の経営者というのは「業務システムは新規で作るより、リプレース（＝リニューアル）の方が安く済む」と思われています。

その認識はある意味正しくてある意味で間違っています。今回はそのあたりの話をしていこうと思います。

まず、業務システム構築においては具体的な仕様を確定させるというのがとても重要になってきます。たとえば「お客様に請求書を発行する」という一つをとっても、
・いつのタイミングで発行するのか？
・誰が発行するのか？
・上長の承認などは必要ないのか？
・掛売り、現金販売はやっていないのか？
・再発行は必要ないのか？
などなど、多数の論点があります。それらをすべて考慮して「要件」としてまとめる作業が必要になるので、新規のシステム開発ではそこに大きなコストがかかってきます。

リプレースの際にはすでに出来上がっているシステムがあり、それを参考にできますので「業務システムは新規で作るより、リプレースの方が安く済む」というのは確かにその通りです。

はい、「業務システムは新規で作るより、リプレースの方が高くなる」というその要因には、以下のようなものが挙げられます。

①オペレーターが旧システムに慣れていてそれを考慮しながら作らなければならない
②旧システムのデータの整合性を維持しつつ、それを移行しなければならない
③並行稼働中の保守やデータ連携が難しい
④旧システムが魔宮のようになっていて要件が後から後から沸いてくる

こんなところですね。

①オペレーターが旧システムに慣れていてそれを考慮しながら作らなければならない
については、以前あったケースですが、旧システムの方に様々なショートカットキーが仕込まれていて、たとえば「+」ボタン「-」ボタンで検索条件のブロックが、拡縮するというような機能がありました。業務上のコードなどもすべてショートカットになっていて「N」を押すと「カテゴリー：通常」の商品で絞り込まれ、「S」を押すと「カテゴリー：特別」で絞り込まれるなど、相当作り込まれていました。

そちらのユーザー企業のオペレーターの方は、もうその仕様の操作に完全に慣れているので、そこを「こっちの方がいいですよ」とか「無くてもいいんじゃないですか？」など提案できる状況ではありません。

新規で作る時の設計者は、何物にも囚われず楽しく作れたと思いますが、真似する方は大変です。

②の「旧システムのデータの整合性を維持しつつ、それを移行しなければならない」というのは新規の開発では考えなくてよいのでほとんどコストは乗ってきません。ただ、システムのリプレースになりますと、これが非常に重要なポイントになります。

以前のコラム記事でも話しましたが、旧システムのデータをスムーズに移行するために、データコンバートのプログラムを組んだり、旧システムの開発会社に協力をお願いしたり、何度もリハーサルをしたりで大きなコストが発生します。

ユーザー企業の担当者の方々にもリハーサルで取り込んだデータに間違いがないか、よくよく確認していただく必要があります。

これも新規の開発では考える必要がないことなのですが、システムのリプレースの場合、旧システムと並行稼働をせざるを得ないことがあります。新システムの方でどうしても先行してリリースしたい機能があって、しかし旧システムでしかできない重要な処理があるようなケースです。

その場合、旧システムで登録したデータを速やかに新システムに移行してこないといけませんが、これが②でお話しした1回限りのデータコンバートと違ってかなりデリケートなものになります。

うまく連携できないとたちまち業務が止まってしまいますし、連携できない部分については新旧のシステムで二重登録が必要になることがありますし、この「並行稼働期間」というのはユーザー企業にとって非常にストレスのかかる時期です。

しかも開発ベンダーにも仕事量は多く、しかし何をやっているのか見えづらく、それなりにお金もかかるという、相互不信が起きやすい期間とも言えますね。

この対談の最初に「システムのリプレースでは、旧システムがあるので仕様確定のコストがかからない」と申し上げました。

しかしその実態は、ユーザー企業の方が「このシステムをよく見てください。これができればいいですから。」と言い、システム開発会社が「わっかりました！見させていただきます！」と言い、一通り解析して機能を把握し「リプレースの費用は○○千万円です」と見積ります。（もちろんもうちょっと真面目に見ます）

しかし、仕様書もないシステムの場合（あっても正しくなければ同じこと）、そういった部外者による事前解析では見切れない機能というのが必ず存在します。

たとえば、商品のカテゴリーが5つあって、4つ目のカテゴリーを選択した場合にだけ、詳細な入力画面が展開する、というようなケースです。

その機能の開発費用はどうなるのか。ユーザー企業側としては「旧システムを実現して欲しい」と言ったのだから当然見積りの範囲内でやってもらいたいと思われるでしょうし、開発会社としては「特殊な隠し画面は説明してもらわないと分かるわけが無い」となるでしょう。

通常「旧システムの機能をそのまま実現して」というのは、このようなことが無数に出てきて、大変なことになります。

もちろん、うまくいくケースというのもありますが、それはその旧システムに慣れ親しんだユーザー企業の方が積極的に仕様解析に協力していただくという場合に限られますね。それも、経営者や部長クラスではなく、現場のオペレーターの方の協力が必須です。

今回はこれにて対談終了としたいと思います。