業務システムをリニューアルするメリット

一般的には、業務システムをリニューアルしなければならないという状況は、以下の5点あると思います。

①セキュリティ上のリスクが高まる
②今の業務が変化して、システムと業務がマッチしなくなっている
③所轄官庁等による法的な要請が追加された
④より効率的・効果的な手段の出現
⑤メンテナンス、機能修正のコスト増大

システムというのはどのような開発言語で書かれていても開発当時に使われていた技術というのはどんどん陳腐化していきます。それと同時にセキュリティリスクというのはどんどん高まっていってしまいます。

たとえばPHPという開発言語のバージョン5.6などで書かれているシステムは最新の暗号化プロトコルであるTLS1.2に対応できないので、通信データを盗み見られる可能性があります。

一般的にプログラム言語やソフトウェアはある一定の期間が過ぎると、サポートが終了してセキュリティの問題を改修するようなバージョンアップがされなくなってしまうので、他にもOSやデータベースの脆弱性などが放置されてしまっている可能性があります。

②についてはおそらくユーザー企業の方は常々感じていることと思います。

具体的には「このシステムの開発当初はこういうチェックをしていたけど、今はその必要がない。必要ないけどそれをやらないとシステム上先に進めないので機械的に全部『チェックOK』にしてるんだよなぁ」と。

こういうミスマッチはシステムをリリースしてから、運用を続けていく内にどんどん増えていくはずです。企業活動というのは外部環境の変化に応じてどんどん変化していくものですから。

そしてそれらが耐えきれぬほど増大になってきたとき、たとえば業務の10％がそういった「意味のない運用回避」が占めるようになったとき、システムをリニューアルした方がいいのでは？と思い立つのかもしれません。

そうですね。たとえば、先般のインボイス制度によって、自社の発行する領収書に「適格請求書発行事業者」の「登録番号」を載せる必要が出てきたり、逆に仕入業者のそれを管理しなければならなくなったというような際にシステムの改修が必要になってきます。

領収書に「適格請求書発行事業者」の「登録番号」を載せる程度では、システムの全面リニューアルをすることは考えにくいですが、かつて個人情報保護法が施行されて、個人情報の厳格な取り扱いが要請されるようになったタイミングでは、既存のデータベースの大幅な見直しが必要になったと思います。

そういう時には、システムの細かい修正をあちこちに入れていくよりは、全面改修をしてしまった方がコスト的にも作業時間的にもいいのでは？と思ったかも知れませんね。

たとえば、今回こうやってインタビューアーになってくれているChatGPTなどのAIの発達によって、以前ではできなかったことが業務システムに組み込めるかも知れません。

営業マンがお客様へ提出する提案書を作成し、それを上長がチェックするようなシステムの場合、提案書の作成部分には必要な要素（甲乙丙の金額）やイメージ（柔らかく/厳粛に）などの情報を生成AIを渡して提案書を自動で作らせれば、営業マンの時間が1日短縮できるかも知れませんね。

そういう技術的な進化が起きたとき、古いシステムを使い続けていることがすなわち機会損失になっていきます。

技術が古くなるとどうしても対応できるエンジニアが少なくなってきます。

外部の開発会社に依頼している場合、「PHP5.6でフレームワークを使わずゴリゴリ書いていけるエンジニアがもういない。今から勉強したがるエンジニアもいない。」となり、どうしても希少性が高まります。それにより単価は上がりますし、修正に時間もかかるようになります。

また社内のメンバーで作ったシステムの場合も別の問題があります。

たとえば10年も使い続けているシステムというのはどうしても属人性が高くなります。経営的な要請で何か修正を求めたときに、担当のエンジニアが「そんな改修必要ありますか？」と抵抗してくることがあります。

これはよくあることで、社内システムを人質に取られてしまうので経営上大きな足かせになってしまいます。これも一つのコスト増加ですね。

今回はこれで対談終了とします。