業務システムにおける課題解決ポイント 【 学習塾③ 「 受講管理 」編 】

では、今日は学習塾のシステムがほぼ100％備えていなければならない ②「受講管理」の機能の話をしましょう。

受講管理とは入塾した生徒がどのレッスンを受けているか、あるいは どのコースを取って通塾しているかを管理する機能ですね。

塾によっては複数のレッスンを同時受講できたり、オプションの補講を受けられたりしますので、その機能は複雑です。

まずは、自社のレッスンやコースをきちんと洗い出す必要がありますね。
「このレッスンは滅多に受ける人がいない。いても 年間に1人か2人だからな」
というものであっても システム上はきちんと管理しておく 必要があるでしょう。

滅多にないからといって、それを システム外の業務として残してしまうとそれが発生したときに大変な手間がかかります。

逆に そういうイレギュラーな 業務をシステムで考慮しても 実装コストはあまり変わらなかったりします。

お客様の側でそういう滅多にない業務について「これはいいか」と仰るのは大抵は遠慮だったりします。

これは受講管理にかかわらず、他の機能でもそうなのですが、開発サイドとしては 遠慮せずにすべて言っていただきたいですね。

そちらをお聞きして、明らかに費用対効果に合わなそうなものはこちらから簡易な機能や運用回避の方法をご提案します。

そうですね。
すべての授業やコースを洗い出すというのも、いざ塾長さんなどにお願いすると思い出せなかったりして難しいです。

なので、入塾申込の際に実際にお出ししている「申込書」や、コース変更の際に書いてもらっている「変更依頼書」などを見せていただけると話が早いですね。

次は、生徒ごとに提出する授業スケジュール表の話に進みましょう。
これも 受講管理の一機能と捉えていいと思います。

一昔前であれば授業のスケジュールというのは全体のものが1枚だけあって、それを生徒自らが見て、自分の取っている授業にマーカーで印をつけるなどしていました。

しかし、それでは間違いが起きますし、実際は取っていなかったなどの勘違いが起きたり、急な休校や日程変更等に対応できません。

そこで、最近は生徒一人一人に個別のスケジュール表を印刷物として出力したり、Webで見れるようにすることが多いです。

紙で出すのであれば、どのように見せるかが重要ですね。

自分が取っていない他の授業も出力して、その中で「あなたの取っている授業はこれですよ」と見せるのか、あるいは関係ない授業は印刷せず自分が受講している授業のみを出力してあげるのか。

厚紙に印刷して出欠表カードにして、ハンコを押せるようにするというのもアリだと思います。

一方、Webで閲覧できるようにすると、情報共有が簡単になり、紛失などのリスクもなくなり、出欠情報ともリアルタイムに連動させることができ、利便性は一気に向上しますが、その分情報漏洩などのセキュリティリスクは上がります。

初回のID/パスワードをどうやって伝えるか？などの問題もありますね。

生徒一人一人に個別に印刷した紙を出力する方は なんとなくイメージがつきやすいと思いますので割愛します。Webでスケジュールを確認できる方については 様々なリスクが隠れています。

一般的にどんなシステムでも、利便性を高めるとセキュリティリスクも増えていきます。逆にセキュリティをガチガチにしてしまうと、非常に使いづらいものになります。

そのあたりのバランスを システムの設計者と学習塾の経営者の方で一緒に考えていく必要があります。

例を 挙げて具体的な話をしましょう。

例えば、生徒さんが自分のスケジュールを確認するには、生徒さん個人の会員番号とパスワードが必要だとします。誰でも ノーチェックで見えてしまうのは問題なので、まぁ通常そうしますよね。

しかし、スケジュールを確認するたびに毎回それを入力するのは面倒です。
そこでよくやるのが ログイン画面に「 □ ログイン状態を維持する」というチェックボックスを配置して、それにチェックを入れてログインすると一定期間 会員番号とパスワードを入れずに確認できるという機能です。

この機能は 便利ではありますが、生徒がPCやスマホを開きっぱなしで 放置してしまうと誰でもスケジュールにアクセスできてしまう というリスクがあります。

「それは仕方ないこととして許容するのか、子供はよくやってしまうことなので防止するべきなのか？」
そのあたりの匙加減は学習塾のポリシー次第になってきます。

次に、講師のスケジュール管理の話をしましょう。

受講管理をシステムで行うと、生徒のスケジュール表だけでなく、講師のスケジュール表も出力できます。

その前にどの授業を誰が受け持つかなどのシフト作成も強力な威力を発揮しますね。

そのシフト作成を手作業やExcelでやろうとすると、単純なミスも出ますし、講師の予定も聞いて回らなければいけませんし大変です。

さすがに講師一人一人の全ての個人的な予定を管理することはできませんが、シフトに入れる曜日や時間帯は登録しておけるはずですね。

さらに教えられる教科や学年も登録しておけば、実はある曜日のある時間帯に中学3年生の数学を教えられる講師は何人もいないことが一目瞭然だったりします。

逆にずっと完全な文系人間だと思っていた講師が、実は大学入試では数学選択で受験していて中学生レベルであれば数学も教えられるということを失念していたということもあります。

システムで受講管理をしていると、そういうメリットもあります。

さて、ちょっと長くなりましたので受講管理の話はこれくらいにしておきましょう。

このように、業務システムはその業界の業務や、会社のポリシーに応じて、効率的で効果的な機能を実現できるよう細かい作り込みを行っていくことができます。

それがスクラッチ開発のよいところです。